Die Arbeitswelt entwickelt sich rasant weiter – flexiblere Arbeitsmodelle und die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, sind für viele Unternehmen längst Realität. Diese Konzepte helfen dabei, die Erwartungen der Mitarbeitenden an einen modernen Arbeitgeber zu erfüllen. Gleichzeitig bringt diese Flexibilität neue Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Erreichbarkeit und der Zusammenarbeit.
Hier setzt Hostpoint mit einer neuen Funktion in E-Mail & Cloud Office an: dem Autoresponder für automatische und wiederkehrende Abwesenheitsnotizen. Diese praktische Funktion unterstützt die effiziente Kommunikation und spart Zeit, indem regelmässige Abwesenheiten unkompliziert verwaltet werden können.
Die Herausforderung: transparente Kommunikation im Arbeitsalltag
Besonders bei Teilzeitmitarbeitenden mit regelmässigen, festgelegten Abwesenheitstagen – etwa, wenn bestimmte Wochentage grundsätzlich frei sind oder für Schulungen genutzt werden – kommt es auf eine transparente Planung an. Feste Home-Office-Tage, Schulungen oder konzentrierte Fokustage erhöhen das Bedürfnis nach einer vorausschauenden Kommunikation im Kalender und einer klaren Regelung der Erreichbarkeit.
Die Lösung: der Autoresponder von Hostpoint
Automatische E-Mail-Antworten Woche für Woche erneut manuell einzurichten, ist wenig effizient. Der neue Autoresponder in E-Mail & Cloud Office von Hostpoint ermöglicht es, automatische Abwesenheitsnotizen flexibel einzurichten und regelmässig zu wiederholen. So lassen sich bestimmte Tage oder Zeiträume mit einer vorformulierten Antwort abdecken – zum Beispiel für Beschäftigte in Teilzeit, im Home-Office oder für regelmässige Weiterbildungstage.
Besucht eine Person zum Beispiel jeden Mittwoch eine Schulung oder arbeitet in Teilzeit, informiert der Autoresponder den Absender automatisch über die nächsten Verfügbarkeitszeiten. Diese kleine, aber wirkungsvolle Automatisierung schafft Transparenz sowohl gegenüber Kollegen als auch Kunden und hält die Kommunikation im Fluss.
Das Einplanen und Aktivieren der automatischen Antwort für bestimmte Wochentage ist mit unserer Anleitung im Support Center ein Kinderspiel.
Zusätzliche Vorteile von E-Mail & Cloud Office für die Zusammenarbeit
Die umfassende E-Mail- und Office-Lösung E-Mail & Cloud Office von Hostpoint bietet eine Reihe weiterer Funktionen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern:
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Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten: Cloud Office ermöglicht es, Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und zu bearbeiten. Mitarbeitende können gemeinsam und in Echtzeit an Texten, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser arbeiten. Falls eine frühere Datei-Version benötigt wird, ist das inkludierte Versionsverlauf-Management zur Stelle. Aufgaben können in eigenen To-do-Listen erstellt und einfach der entsprechenden Person zugewiesen werden. Dies spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit, besonders bei Firmen mit einem Remote-Work-Modell.
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Kalender und Terminverwaltung: Der integrierte Kalender in Cloud Office erlaubt es Teams, Abwesenheiten und Termine einfach für alle sichtbar zu machen. Vor allem bei flexiblen Arbeitsmodellen und hybrid arbeitenden Teams unterstützt diese zentrale Übersicht die Planung und Koordination.
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Integration: Mit Cloud Office lassen sich Ihre Lieblingsprogramme ganz einfach via CalDAV oder CardDAV einbinden. So können Sie den Kalender Ihres Betriebssystems bequem weiter nutzen.
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Grosszügiger Drive-Speicher: Mit der in E-Mail & Cloud Office enthaltenen Drive-Lösung steht ein grosszügiger Speicherplatz, der je nach Paket bis zu 250 GB enthält und auf bis zu 2 TB erweitert werden kann, zur Verfügung. Alle wichtigen Dateien sind jederzeit sicher und per Download-Link oder E-Mail zugänglich und teilbar. Wer die Daten einsehen und bearbeiten kann, wird im Zugriffsberechtigungs-Management festgelegt.
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Datenschutz: Die Datenspeicherung in der Schweiz sorgt dafür, dass alle Dokumente und Dateien sicher verwahrt werden und den höchsten Standards im Bereich Datenschutz entsprechen. Gerade für Unternehmen, die häufig mit sensiblen Informationen arbeiten, stellt das oft ein unverzichtbares Plus dar.
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Schweizer Lösung: Hostpoint steht für höchste Qualität und Verlässlichkeit «made in Switzerland». Die Daten werden sicher in der Schweiz gespeichert, das Support-Team spricht Ihre Sprache und ist direkt vor Ort. Für Unternehmen, die besonderen Wert auf Datenschutz und regionale Nähe legen, ist Cloud Office eine ideale Wahl.
Schon über 750'000 E-Mail-Adressen, weit mehr als 300'000 Websites und Onlineshops sowie über eine Million Domains vertrauen auf Hostpoint. Mit dieser Erfahrung und laufender Weiterentwicklung bieten wir eine sichere und leistungsfähige Plattform, die höchsten Ansprüchen gerecht wird.
Effiziente Kommunikation für moderne Arbeitsmodelle
E-Mail und Cloud Office von Hostpoint bietet mit dem Autoresponder und weiteren Funktionen einen umfassenden Werkzeugkasten, der den Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Flexibilität in der Kommunikation und Datensicherheit sind dabei zentrale Bausteine, die Unternehmen und Mitarbeitende in einer hybriden Arbeitswelt benötigen.
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Team mit automatisierten Abwesenheitsnotizen, transparenter Terminverwaltung und sicherem Dokumentenmanagement optimal zu unterstützen. Falls noch Fragen zu den Funktionen oder Angeboten von Cloud Office bestehen, unterstützt Sie unser Support per E-Mail an support@hostpoint.ch oder per Telefon unter 0844 04 04 04 an sieben Tagen in der Woche von 8 bis 18 Uhr in Ihrer Sprache.
