In vielen Firmen hat «Remote Work», also das dezentrale Arbeiten (meist von zu Hause aus) spätestens seit der Pandemie Einzug gehalten. Die Arbeit im Büro ist in der Schweiz weiterhin die Norm, jedoch hat eine Erhebung des Bundesamtes für Statistik (BFS) gezeigt, dass der Anteil der Fernarbeit auch nach den Schutzmassnahmen das vorherige Niveau überschreitet. Im Jahr 2022 nutzten 37,1 Prozent der Arbeitnehmenden, sofern möglich, die Option auf Home-Office. In nur sehr wenigen Schweizer Firmen überstieg die Zeit in Heimarbeit jedoch die Hälfte des gesamten Arbeitspensums.
Befürwortende von Home-Office-Modellen betonen die Zufriedenheit vieler Mitarbeitenden, was in Zeiten des Fachkräftemangels für den Erhalt der eigenen Belegschaft von hoher Priorität sein sollte. Allerdings haben grosse Konzerne wie Google, Apple, Meta, Zoom oder Amazon ihre Mitarbeitenden für eine Mindestanzahl von einigen Tagen pro Woche bereits wieder zurück ins Büro geholt, weil sie Produktivitätseinbussen befürchteten oder die Firmenkultur in Gefahr sahen.
Wie wir bei Hostpoint den Übergang zum Remote-Work-Modell geschafft und trotzdem unsere Kernwerte bewahrt haben, wollten wir von Michèle Bücheler, Head of HR, wissen.
Michèle, wie sehen die Home-Office Regeln bei Hostpoint aus?
Bei Hostpoint räumen wir unseren Mitarbeitenden bewusst möglichst viele Freiheiten ein, was die Arbeitsgestaltung anbelangt. Das bedeutet, dass sie Ort und Zeit für ihre Arbeit so wählen können, wie es für sie am besten funktioniert. Immer unter der Voraussetzung, dass es die Aufgaben erlauben und die Gesamtinteressen des Teams sowie des Unternehmens berücksichtigt werden.
Neben dem klassischen Home-Office bieten wir auch die Möglichkeit einer «Workation». Damit können unsere Mitarbeitenden ihre Feriendestination noch ein wenig länger geniessen und für eine gewisse Zeitdauer von dort aus arbeiten.
Da uns der soziale Austausch trotzdem sehr wichtig ist, legen wir Wert darauf, dass wir uns an mindestens 25 Tagen im Jahr persönlich im Büro treffen. Sei es für unternehmensweite Anlässe, Teamtage oder individuelle Office-Tage. Diese regelmässigen Treffen fördern den Teamgeist und sind wichtig für den Aufbau von Arbeitsbeziehungen, die in einem rein digitalen Umfeld schwerer zu realisieren sind.
Das Modell mit Remote Work ist heute fester Bestandteil der Firmenkultur bei Hostpoint. War dies schon immer der Fall?
Lange war Remote Work in unserem Unternehmen keine Option. Mit dem Beginn der Pandemie mussten wir unsere Arbeitsweise jedoch komplett umstellen. Schritt für Schritt passten wir unsere Prozesse an die neuen Bedingungen an und überlegten gründlich, was für effizientes Arbeiten erforderlich ist. Dazu gehörte das Ausstatten aller Mitarbeitenden mit mobilen Arbeitsgeräten wie Laptops und zusätzlichem Home-Office-Equipment, einschliesslich Monitore und weiterer Peripheriegeräte. Zudem haben wir mit der Einführung unserer Videokonferenz-Lösung Hostpoint Meet unsere Kommunikation und die Art, wie wir Meetings durchführen, angepasst und seither stetig verbessert.
Einige Firmen stehen Home-Office wieder kritischer gegenüber und sind der Meinung, es schade der Produktivität und der Firmenkultur. Wie siehst du das?
Ich glaube, dass eine positive Firmenkultur sowie die eigene Produktivität von mehr Faktoren als nur dem physischen Standort der Arbeitstätigkeit abhängen.
Die Basis für ein effektives und dennoch flexibles Arbeiten an verschiedenen Orten ist eine positive Vertrauenskultur. Dies bedeutet, dass die Mitarbeitenden eigenverantwortlich abschätzen können, wo und zu welcher Zeit sie am besten arbeiten. Zudem nehmen die Vorgesetzten mit ihrem Führungsstil sowie eine moderne Infrastruktur wichtige Rollen ein.
Wie kann man sich diese Infrastruktur genauer vorstellen?
Unseren Mitarbeitenden haben wir für das Arbeiten zu Hause sowohl die mobilen Arbeitsgeräte als auch das Zubehör zur Verfügung gestellt, einschliesslich grosser Monitore und der notwendigen Peripheriegeräte wie Tastatur, Headset und Maus. Damit leisten wir unseren Beitrag dazu, dass alle Mitarbeitenden optimal dort arbeiten können, wo es am besten passt.
Im Büro sind wir mehrheitlich zu Shared Desks übergegangen und haben zusätzlich schalldichte Besprechungskabinen beschafft, um Telefonate und Video-Meetings zu ermöglichen, ohne dass andere Kolleginnen und Kollegen gestört oder Besprechungsräume besetzt werden.
Abgerundet werden diese Massnahmen durch Tools wie das vorhin erwähnte Hostpoint Meet sowie eine externe Software, welche wir sowohl für die Buchungsmöglichkeiten für Schreibtische und Parkplätze als auch für die Anwesenheitsplanung im Büro einsetzen. Damit setzen wir natürliche Anreize für Bürobesuche, da Mitarbeitende auf einen Blick sehen, wer alles da ist. All diese Elemente sind für die reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sehr wichtig.
Worauf kommt es beim Führungsstil heutzutage an, wenn Führungskräfte ihrer Rolle trotz Remote Work gerecht werden wollen?
Die Führungsrolle ist anspruchsvoller geworden, aber nicht unbedingt wegen des Remote-Work-Modells. Der Grund dafür ist eher, dass ein bewährtes «Schema F» als Führungsstil immer unbeliebter wird. Angestellte erwarten heute mehr Flexibilität, Empathie und häufigeres Feedback. Sie erwarten auch, dass man ihnen Möglichkeiten bietet, Prozesse als Team an die persönlichen Bedürfnisse anpassen zu können. Das erfordert hohe Fähigkeiten in der Kommunikation und eine Bereitschaft, offen und flexibel auf Anliegen zu reagieren.
Hinzu kommt, dass sich bei Verantwortlichen ein Gefühl von Kontrollverlust aufbauen kann, sobald Mitarbeitende nicht mehr vor Ort arbeiten. Mikromanagement war da noch nie ein sinnvolles Gegenmittel und ist heute einfach nicht mehr zeitgemäss. Stattdessen sollte man sich auf die Ergebnisse konzentrieren und darauf, wie man das Team bestmöglich fördern kann.
Bei Hostpoint legen wir grossen Wert darauf, dass unsere Teams eigenverantwortlich entscheiden, auf welche Art sie ihre Ziele am effektivsten erreichen. Grundsätzlich haben wir den Anspruch, jedem zuzuhören und Inputs bei der Gestaltung der Arbeitsprozesse wertzuschätzen. Nicht nur sind die Prozesse dadurch massgeschneidert, es entsteht auch eine Umgebung, in der sich jedes Teammitglied gehört und in der Entscheidungsfindung mitgenommen fühlt.
«Angestellte erwarten heute mehr Flexibilität, Empathie und häufigeres Feedback.»
Wie kann man mit Remote Work eine lebendige Firmenkultur aufbauen? Ist das kein Widerspruch?
In einem Remote-Setting wird die gelebte Unternehmenskultur sogar noch bedeutender. Natürlich sind regelmässige Interaktionen, sei es durch zwanglose «Klatschgespräche», Team-Events oder Tage, an denen das ganze Team zusammenkommt, für den Zusammenhalt sehr wichtig. Trotzdem kann durch diese Details keine positive Kultur erzwungen werden.
Der rote Faden, der alles verbindet, zieht sich vielmehr durch das gegenseitige Vertrauen zwischen unseren Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten sowie ihren Teamkollegen. Dieses entsteht zwar immer wechselseitig, beginnt aber mit einem proaktiven Ansatz von «Vertrauen zuerst» durch die Teamleitenden und die Firma selbst.
Ein Beispiel: Unsere Kultur ermutigt zur Offenheit gegenüber Fehlern. Anstatt Schuld zuzuweisen, betrachten wir Fehler als Gelegenheit, etwas zu lernen und weiterzukommen. Sollte sich ein Vorfall ereignen, der sogar sicherheitsrelevant sein könnte (z. B. ein Phishing-Versuch), ermutigen wir unsere Mitarbeitenden vom ersten Tag an dazu, diesen sofort unseren System Engineers zu melden – ohne Angst oder Scham. Unsere unterstützende Atmosphäre stärkt die Zuversicht, dass wir Situationen wie diese als Team lösen – egal, von wo aus wir arbeiten.
Wie können Firmen den Einstieg in die hybride Arbeitswelt mit der Kombination aus Büro und Home-Office finden?
Eine zuverlässige Infrastruktur sowie ein starkes Vertrauensverhältnis müssen erst einmal aufgebaut werden. Was aber von vornherein funktioniert und nichts kostet, ist Transparenz.
Schon beim ersten Kontakt mit interessierten Bewerberinnen und Bewerbern kommunizieren wir klar, wie in der Firma gearbeitet wird und welche Bedingungen beim Remote Work gelten. Es ist uns wichtig, unser Versprechen bezüglich der Flexibilität einzuhalten. Wir wollen zeigen, dass wir es mit der Offenheit ernst meinen und damit ein positives Arbeitsklima aufbauen.
Gleichzeitig legen wir grossen Wert auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Flexibilität und Präsenz. Diese Balance ermöglicht es uns, die Vorteile der hybriden Arbeitskultur voll auszuschöpfen, während es für uns selbstverständlich ist, dass wir für wichtige Anlässe persönlich zusammenkommen.
Eine «Open-Door-Philosophie» ist ebenfalls sofort umsetzbar. Bei Hostpoint ist jeder direkt ansprechbar und bereit zuzuhören – auch das Management. Die Formulierung «flache Hierarchien» ist bei uns kein Lippenbekenntnis, sondern wird aktiv umgesetzt und gelebt. Das Ergebnis ist eine grössere Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen, selbst wenn sie nicht jeden Tag im Büro arbeiten.
All diese Aspekte tragen dazu bei, dass Teammitglieder nicht nur Flexibilität und Vertrauen zurückgeben, sondern dem Unternehmen auch über eine lange Zeit erhalten bleiben. Wir sind bei Hostpoint daher stolz auf unsere grosse Anzahl Kolleginnen und Kollegen, die schon sehr lange bei uns arbeiten.
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