In jedem Unternehmen oder Verein kommt es vor, dass neues Personal oder neue Mitglieder hinzukommen. In diesen Fällen wird es notwendig, neue E-Mail-Adressen zu erstellen und diesen Personen dann diverse Zugänge zu erteilen und Login-Daten preiszugeben. Hostpoint hat für diesen Zweck das sogenannte E-Mail-Onboarding überarbeitet, welches Sie dabei unterstützt, den Prozess sicher und einfach zu gestalten.
Die Herausforderung: unsichere Passwort-Weitergabe
Passwörter werden nach wie vor zu oft über unsichere Kanäle geteilt, im schlimmsten Fall als Klartext gespeichert oder auf Papier über den Schreibtisch weitergegeben. Dies birgt zahlreiche Risiken:
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Datenmissbrauch:
Wenn ein Passwort abgefangen wird oder in falsche Hände gerät, kann es zu unbefugtem Zugriff auf sensible E-Mails und Dokumente kommen. -
Fehlende Kontrolle:
Wer hat das Passwort erhalten? Wurde es weitergegeben oder schon geändert? -
Erhöhte Angriffsfläche:
Einmal weitergegebene Passwörter werden oft nicht sofort geändert, wodurch ein langfristiges Sicherheitsrisiko entsteht.
Besonders in stressigen Situationen ist es verlockend, «kurz mal das Passwort rüberzuschicken».
Das E-Mail-Onboarding von Hostpoint
Mit dem E-Mail-Onboarding wird das Einladen neuer Nutzer in die Hostpoint Cloud Office-Umgebung nicht nur sicherer, sondern auch einfacher. Anstatt Passwörter manuell weiterzugeben, erhalten neue Nutzer eine Einladung zur eigenständigen Kontoeinrichtung – sicher, transparent und ohne Mehraufwand für Administratoren. Beispielsweise für Freelancer, Vereine und Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen ist das eine schnelle und praktische Lösung.
Das Onboarding in drei einfachen Schritten
- Der Admin loggt sich mit der Hostpoint ID in das Hostpoint Control Panel ein und gelangt über den Button «Öffnen» zur Übersicht des «E-Mail & Cloud Office»-Bereichs.
- Beim Klicken auf den Button «E-Mail-Adresse erstellen» wird in dem Formular die neue E-Mail-Adresse eingetragen und die Option «Kein Passwort setzen und stattdessen nur einen Einladungslink versenden» aktiviert.
- Im oberen Feld tragen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse (hier z. B. Vor- und Nachname des neuen Nutzers) ein. Im unteren Adressfeld wird eine Empfänger-Adresse des Nutzers eingetragen, auf die bereits Zugriff besteht (z. B. die private E-Mail-Adresse bei Hostpoint). Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem temporären Einladungslink und bestimmt selbstständig ein neues Passwort, welches nur ihr bekannt ist.
Administratoren können jederzeit sehen, welche Einladungen aktiv sind, und den Link bei Schwierigkeiten widerrufen und erneut versenden.
Professioneller Start leicht gemacht
Mit dem E-Mail-Onboarding von Hostpoint erhalten neue Teammitglieder frühzeitig Zugriff auf ihr Cloud Office und sind sofort in die Kommunikation eingebunden. Die verknüpften Kalender und Kontakte sind direkt einsehbar und vereinfachen so den Einstieg – egal, ob vor Ort oder im Homeoffice.
Ein gelungener Einstieg vermittelt neuen Mitarbeitenden nicht nur einen positiven ersten Eindruck, sondern lässt sie sich sofort im Team willkommen fühlen. Dieses Gemeinschaftsgefühl zählt in jedem Setting – sei es das klassische Büro oder ein flexibles Arbeitsmodell mit Homeoffice. Welche Erfahrungen wir bei Hostpoint mit unserem flexiblen Arbeitsmodell gesammelt haben und wie wir es umsetzen, erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Thema Remote Work.
Überzeugen Sie sich selbst und integrieren Sie neue Mitarbeitende mit dem neuen E-Mail-Onboarding schnell, sicher und stressfrei.
