A ogni azienda o associazione capita di assumere nuovo personale o di accogliere nuovi membri. In questi casi è necessario creare nuovi indirizzi e-mail, condividendo con queste persone diversi accessi e comunicando loro i dati di login. A questo scopo, Hostpoint ha sviluppato il cosiddetto onboarding per e-mail, che Le consente di gestire il processo con maggiore sicurezza e semplicità.
La sfida: mancanza di sicurezza nella condivisione delle password
Ancora troppo spesso le password vengono comunicate utilizzando canali non sicuri, nel peggiore dei casi salvandole come testo semplice o scrivendole su un foglietto appoggiato sulla scrivania. Ciò comporta numerosi rischi:
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Abuso di dati:
se una password viene intercettata o finisce nelle mani sbagliate, questo può comportare un accesso non autorizzato a e-mail e documenti contenenti dati riservati. -
Mancanza di controlli:
chi ha ricevuto la password? È stata condivisa o già modificata? -
Aumento delle possibilità di attacco:
spesso le password condivise non vengono modificate subito, il che comporta un aumento dei rischi di sicurezza a lungo termine.
In particolare, quando si verificano situazioni di stress, la soluzione più facile sembra essere proprio il rapido invio della password.
L’onboarding per e-mail di Hostpoint
Grazie all’onboarding per e-mail invitare nuovi utenti nel Cloud Office di Hostpoint non è solo più sicuro, ma anche più facile. Invece di condividere le password manualmente, i nuovi utenti ricevono un invito per configurare personalmente l’account: una procedura sicura, trasparente e che non richiede l’intervento degli amministratori. Si tratta ad esempio di una soluzione rapida e pratica per freelance, associazioni e aziende che adottano modelli di lavoro flessibili.
L’onboarding in tre semplici passaggi
- L’amministratore effettua il login al Pannello di controllo Hostpoint con l’Hostpoint ID e, con il pulsante “Aprire”, accede alla panoramica di “E-Mail & Cloud Office”.
- Facendo clic sul pulsante “Creare un indirizzo e-mail” è possibile inserire nel modulo il nuovo indirizzo e-mail dell’utente e attivare l’opzione “Non impostare una password e inviare solo un link di invito”.
- Nel campo superiore l’amministratore può inserire l’indirizzo e-mail che desidera (in questo caso, ad esempio, nome e cognome del nuovo utente) e nel campo dell’indirizzo inferiore un indirizzo e-mail a cui l’utente ha già accesso (ad es. l’indirizzo e-mail privato presso Hostpoint). La persona invitata riceve un’e-mail con un link di invito temporaneo che le consente di impostare autonomamente una nuova password nota solo a lei.
Gli amministratori possono visualizzare in qualsiasi momento gli inviti attivi e, in caso di problemi, annullare il link e inviarne uno nuovo.
Iniziare in modo professionale non è mai stato così facile
Grazie all’onboarding per e-mail di Hostpoint, i nuovi membri del team possono accedere in tempi rapidi a Cloud Office e ricevere subito tutte le comunicazioni. Il calendario collegato e i contatti sono visualizzabili direttamente e rendono più semplice muovere i primi passi, in ufficio o in home office.
Una corretta integrazione iniziale nei processi non fa solo una buona prima impressione ai collaboratori, ma li fa sentire accolti nel team. Questo senso di comunità è fondamentale in ogni contesto, che si tratti del classico ufficio o di un modello di lavoro flessibile come l’home office. Può approfondire il tema delle esperienze di Hostpoint con il lavoro remoto e con la sua attuazione nell’articolo del nostro blog sull’home office.
Sperimenti questa soluzione di persona e integri i nuovi collaboratori con il nuovo onboarding per e-mail in maniera rapida, sicura e senza stress.
