L’attuale situazione geopolitica e commerciale, fortemente influenzata dalle misure protezionistiche del governo statunitense, sta causando incertezza nel nostro Paese e in tutta Europa, anche per quanto riguarda l’infrastruttura digitale. Al contempo, sempre più persone in tutto il mondo utilizzano i servizi di posta elettronica e Office gestiti da pochi giganti tecnologici americani, pertanto protezione dei dati, controllo e disponibilità a lungo termine stanno diventando sempre più importanti.
Sempre più persone si chiedono quindi come raggiungere una maggiore indipendenza, in termini di servizi digitali, dalle aziende Big Tech d’oltreoceano. In questo articolo illustriamo perché è bene valutare con attenzione il fornitore da scegliere per quanto riguarda gli strumenti di lavoro fondamentali, come le applicazioni di posta elettronica e Office.
I rischi delle piattaforme centralizzate
Molti utenti privati svizzeri, ma anche numerosi liberi professionisti, aziende e associazioni, utilizzano servizi come Gmail o soluzioni Microsoft come Outlook o Office 365. Queste piattaforme sono facilmente accessibili, offrono una vasta gamma di funzionalità e sono quindi molto diffuse. Questo ampio utilizzo comporta tuttavia alcuni problemi e rischi crescenti: l’infrastruttura, l’archiviazione dei dati e la gamma di funzionalità sono totalmente in mano a pochi gruppi internazionali.
Affidare tutta la propria comunicazione digitale a un unico fornitore che si basa esclusivamente su sistemi chiusi di sua proprietà crea una condizione di dipendenza tecnologica. E-mail, calendari, documenti e contatti sono spesso così strettamente interconnessi che il passaggio a un altro servizio richiederebbe un certo sforzo oppure comporterebbe una perdita di funzionalità.
In questo caso si parla del cosiddetto “Vendor Lock-in”: la dipendenza da un fornitore senza standard di sistema aperti fa sì che gli utenti non possano passare al altre soluzioni senza perdere tempo, denaro e persino dati. Ma questo non riguarda solo le grandi aziende. Anche per le PMI e i liberi professionisti un cambio di sistema potrebbe essere impegnativo e alcuni di questi fornitori di piattaforme puntano proprio su questo.
E ci sono anche altri possibili scenari negativi: un improvviso cambiamento di prezzo, l’interruzione degli aggiornamenti da parte del produttore o persino la perdita dell’accesso ai contenuti salvati in caso di disdetta del contratto. Le conseguenze possono essere particolarmente pesanti nel caso in cui un fornitore sia costretto a limitare i servizi a causa di decisioni politiche adottate in determinate regioni geografiche o da determinate persone.
Nota:
Un'alternativa affidabile ai servizi americani è rappresentata dal servizio “E-Mail & Cloud Office” di Hostpoint: una soluzione che combina e-mail, spazio di archiviazione su Drive, calendario e gestione delle attività, oltre al lavoro in condivisione su testi, tabelle, presentazioni in tempo reale e molto altro ancora. Grazie a questa soluzione interamente svizzera, che prevede la conservazione dei dati in Svizzera, gli utenti mantengono il controllo sui propri dati e strumenti digitali.
Altrettanto importanti sono l’assistenza rapida e professionale e la reperibilità in caso di domande o problemi. A differenza di molti provider internazionali, per i quali il supporto spesso è disponibile solo online sotto forma di Help Center, il nostro team di supporto in Svizzera offre un’assistenza personale via telefono o e-mail 7 giorni su 7, gratuita, in quattro lingue.
Chi ha accesso alle mie e-mail?
Quando si tratta di scegliere un fornitore adeguato, spesso si sottovaluta l’ubicazione dei dati. Infatti, le e-mail contengono spesso informazioni personali e cruciali per l’azienda, dalle offerte fino ai documenti contrattuali confidenziali. Nel caso di provider attivi a livello internazionale con sede negli Stati Uniti, spesso non è chiaro dove vengano salvati esattamente i dati e chi vi possa accedere.
Per esempio, un fornitore come Microsoft, in quanto impresa statunitense, è soggetto in primo luogo al diritto americano. Questo vale anche se opera in Svizzera o archivia fisicamente i dati in Europa. Gli obblighi derivanti dalla legge svizzera sulla protezione dei dati passano in secondo piano se trovano applicazione leggi statunitensi come il CLOUD Act. Il cosiddetto “Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act” consente alle autorità statunitensi di accedere ai dati di fornitori americani anche quando tali dati si trovano fisicamente in Europa.
Indipendentemente dai diritti di accesso previsti dalla legge, si pone anche la questione del trattamento dei dati interno all’azienda. Nonostante fornitori come Microsoft dichiarino di non analizzare il contenuto delle e-mail per migliorare i prodotti, spesso non è chiaro quali metadati vengano comunque analizzati automaticamente o collegati ad altri servizi.
Soprattutto nel caso delle offerte gratuite, è necessario prestare particolare attenzione all’esatta modalità di finanziamento del servizio e all’eventuale generazione di flussi di dati che sfuggono al controllo degli utenti. In questo modo, un servizio apparentemente gratuito si trasforma rapidamente in un modello “pagato” con i dati degli utenti.
Raccomandazione:
Maggiori informazioni sull’argomento sono disponibili nell’articolo “Dove vanno le mie e-mail?”, che spiega nel dettaglio questioni legali e tecniche su questo tema, nonché i rischi che potrebbero insorgere a seguito dell’aggiornamento di Outlook all’ultima versione.
Più controllo con le soluzioni svizzere
Le piattaforme gestite in Svizzera sono soggette alla legge locale sulla protezione dei dati e al diritto svizzero. Ciò significa avere regole chiare ed evitare l’accesso da parte di soggetti esteri, salvo in casi eccezionali chiaramente definiti, nella misura in cui un’autorità svizzera lo autorizzi nell’ambito di una procedura formale di assistenza giuridica ai sensi del diritto svizzero. In Hostpoint tutte le informazioni vengono salvate ed elaborate esclusivamente in Svizzera. Il servizio viene pagato direttamente e non attraverso la divulgazione dei dati personali degli utenti.
Inoltre, ci affidiamo consapevolmente a protocolli open source come IMAP, CalDAV o CardDAV. Questo rende E-Mail & Cloud Office di Hostpoint compatibile con numerosi programmi, riducendo al contempo la dipendenza da singole piattaforme e lasciando agli utenti il controllo sui propri dati. Le piattaforme più comuni come MS Outlook o Gmail supportano questi standard solo in misura limitata o incompleta, il che rende difficile l’integrazione con strumenti alternativi.
Passare a un provider di posta elettronica e Office attivo in Svizzera conviene a chiunque ritenga importanti l’indipendenza, la trasparenza, la protezione dei dati e un quadro giuridico affidabile in Svizzera. Questo vale in particolare per:
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PMI che desiderano una soluzione di comunicazione sicura e tutelata dal punto di vista giuridico
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Organizzazioni e associazioni responsabili dei dati personali
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Liberi/e professionisti/e e consulenti che puntano su flessibilità e standard aperti
La sovranità digitale inizia dalla scelta degli strumenti giusti. Chi desidera puntare su una soluzione svizzera, in E-Mail & Cloud Office di Hostpoint troverà sul mercato un’alternativa rispetto a quelle dei provider esteri, affidabile e conforme alle norme sulla protezione dei dati. I servizi si rivolgono a chiunque desideri una comunicazione digitale indipendente e flessibile con archiviazione in Svizzera, standard aperti e supporto personale.
