Toute entreprise ou association connait un jour l’arrivée de nouvelles recrues ou de nouveaux membres. Dans ce genre de situation, la structure a besoin de créer de nouvelles adresses e-mail, d’attribuer à ces personnes divers accès et de leur délivrer des données de connexion. Hostpoint a revu à cet effet ce que l’on appelle l’intégration e-mail, qui vous aide à organiser le processus de manière sûre et simple.
Le défi: la transmission de mots de passe non sécurisée
Les mots de passe sont encore trop souvent partagés via des canaux non sécurisés, dans le pire des cas stockés en texte clair ou transmis sur papier à la personne concernée. Cela comporte de nombreux risques:
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Usage abusif des données:
si un mot de passe est intercepté ou tombe entre de mauvaises mains, il peut y avoir un accès non autorisé à des e-mails et documents sensibles. -
Manque de contrôle:
qui a reçu le mot de passe? A-t-il été transmis ou bien a-t-il été modifié? -
Exposition accrue aux attaques:
une fois transmis, les mots de passe ne sont souvent pas modifiés immédiatement, ce qui crée un risque de sécurité à long terme.
Il est particulièrement tentant, dans les situations de stress, «d’envoyer rapidement le mot de passe».
L’intégration en trois étapes simples
L’intégration e-mail permet d’inviter de nouveaux utilisateurs et nouvelles utilisatrices dans l’environnement Cloud Office d’Hostpoint de manière plus sécurisée mais aussi plus simple. Plus besoin de transmettre manuellement les mots de passe: les nouveaux utilisateurs et nouvelles utilisatrices reçoivent une invitation pour configurer leur compte en toute autonomie, de façon sécurisée, transparente et sans travail supplémentaire pour les administrateurs. Cette intégration e-mail est une solution rapide et pratique pour les freelances, les associations ou les entreprises par exemple ayant des modèles de travail flexibles.
L’intégration en trois étapes simples
- L’administrateur se connecte au Control Panel Hostpoint avec son Hostpoint ID et se rend dans la vue d’ensemble de l’«E-Mail & Cloud Office» en cliquant sur le bouton «Ouvrir».
- En cliquant sur le bouton «Créer une adresse e-mail», la nouvelle adresse e-mail de l’utilisateur ou de l’utilisatrice est saisie dans le formulaire et l’option «Ne pas définir de mot de passe et envoyer uniquement un lien d’invitation à la place» est activée.
- Dans le champ du haut, entrez l’adresse e-mail que vous souhaitez (p. ex. le prénom et le nom du nouvel utilisateur ou de la nouvelle utilisatrice). Dans le champ d’adresse du bas, saisissez une adresse destinataire à laquelle l’utilisateur ou l’utilisatrice a déjà accès (p. ex. son adresse e-mail personnelle chez Hostpoint). La personne invitée reçoit alors un e-mail contenant un lien d’invitation temporaire et définit elle-même un nouveau mot de passe, qui sera connu d’elle seule.
Les administrateurs peuvent voir à tout moment quelles invitations sont actives et, en cas de difficultés, annuler le lien et le renvoyer.
Des débuts professionnels en toute simplicité
Avec l’intégration e-mail d’Hostpoint, les nouveaux membres d’équipe ont accès à leur Cloud Office de façon précoce pour ainsi être tout de suite intégrés à la communication. Les calendriers et les contacts liés sont directement visibles, ce qui simplifie les débuts dans la structure, que ce soit sur place ou en télétravail.
Une intégration réussie ne donne pas seulement une première impression positive aux nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices, elle leur permet aussi d’avoir un sentiment d’intégration immédiate dans l’équipe. Cette sensation de communauté est important, quelle que soit la configuration, qu’il s’agisse du bureau classique ou d’un modèle de travail flexible avec télétravail. Pour savoir quelles expériences nous avons faites chez Hostpoint avec les modèles de travail flexibles et comment nous le mettons en œuvre, consultez notre article de blog sur le thème du télétravail.
Voyez par vous-même et intégrez vos nouvelles recrues de manière rapide, sécurisée et sereine avec la nouvelle intégration e-mail.
