Le monde du travail évolue à une vitesse fulgurante: de nombreuses entreprises proposent depuis déjà longtemps des modèles de travail plus flexibles et la possibilité de travailler depuis n’importe quel endroit. Ces concepts contribuent à répondre aux besoins des collaborateurs et collaboratrices en matière d’emploi moderne. Dans le même temps, cette flexibilité s’accompagne de nouveaux défis, notamment en termes de joignabilité et de collaboration.
C’est là qu’intervient Hostpoint avec une nouvelle fonction dans E-mail & Cloud Office: le répondeur automatique pour créer des messages d’absence automatiques et récurrents. Cette fonction pratique favorise une communication efficace et vous fait gagner du temps en gérant facilement les absences régulières.
Le défi: une communication transparente dans votre quotidien professionnel
Une planification transparente s’avère particulièrement importante pour les collaborateurs et collaboratrices à temps partiel dont les jours d’absence sont réguliers et fixes, par exemple lorsque certains jours de la semaine sont en principe libres ou dédiés à des formations. Les journées fixes de télétravail, les formations ou les journées demandant de la concentration renforcent les attentes en matière de communication anticipée dans le calendrier et de règles claires concernant la joignabilité.
La solution: le répondeur automatique de Hostpoint
Reconfigurer manuellement les réponses automatiques aux e-mails, semaine après semaine, n’est pas très efficace. Le nouveau répondeur automatique de E-mail & Cloud Office de Hostpoint vous permet de configurer des messages d’absence automatiques de manière flexible et de les répéter régulièrement. Vous pouvez ainsi couvrir certains jours ou périodes avec une réponse préformulée – par exemple pour les employés à temps partiel, en télétravail ou pour des journées récurrentes de formation continue.
Par exemple, si une personne suit une formation tous les mercredis ou travaille à temps partiel, le répondeur informe automatiquement l’expéditeur des prochaines heures de disponibilité. Cette automatisation, petite, mais efficace, garantit de la transparence vis-à-vis des collègues et des clients et maintient la communication fluide.
Planifier et activer la réponse automatique pour certains jours de la semaine est un jeu d’enfant grâce à nos instructions dans le Centre d’assistance.
Avantages supplémentaires d’E-mail & Cloud Office pour la collaboration
La solution complète de messagerie et de bureautique E-mail & Cloud Office de Hostpoint offre toute une série d’autres fonctions qui facilitent considérablement votre travail quotidien:
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Travailler ensemble sur des documents: Cloud Office vous permet de stocker et de modifier des documents de manière centralisée. Vos collaborateurs et collaboratrices peuvent travailler ensemble et en temps réel sur des textes, des tableaux et des présentations directement depuis le navigateur. Il est possible d’obtenir une version antérieure du fichier grâce à la gestion de l’historique des versions. Vous pouvez créer des tâches dans vos propres listes de tâches et les attribuer simplement à la personne en question. Vous gagnez ainsi du temps et améliorez la collaboration, en particulier pour les entreprises ayant un modèle de travail à distance.
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Calendrier et gestion des réunions: le calendrier intégré dans Cloud Office permet aux équipes de rendre facilement visibles les absences et les réunions pour tout le monde. Cette vue d’ensemble centralisée facilite la planification et la coordination, en particulier pour les modèles de travail flexibles et les équipes de travail hybrides.
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Intégration: avec Cloud Office, vous pouvez facilement intégrer vos logiciels préférés via CalDAV ou CardDAV. Vous pouvez ainsi continuer à utiliser facilement le calendrier de votre système d’exploitation.
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Grand espace de stockage Drive: Avec la solution Drive incluse dans E-mail & Cloud Office, vous disposez d’un espace de stockage généreux allant jusqu’à 250 Go et pouvant être étendu jusqu’à 2 To, selon le pack choisi. Tous vos fichiers importants sont toujours sécurisés et accessibles et partageables via un lien de téléchargement ou par e-mail. On décide qui peut consulter et modifier les données avec la gestion des autorisations d’accès.
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Protection des données: le stockage des données en Suisse garantit que tous vos documents et fichiers sont conservés en toute sécurité et respectent les normes les plus strictes en matière de protection des données. C’est souvent un atout indispensable pour les entreprises qui travaillent fréquemment avec des informations sensibles.
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Solution suisse: Hostpoint est synonyme de qualité et de fiabilité hors pair «made in Switzerland». Les données sont sauvegardées en toute sécurité en Suisse, le service d’assistance parle votre langue et se trouve directement sur place. Cloud Office est le choix idéal pour les entreprises qui accordent une importance particulière à la protection des données et à la proximité régionale.
Ce sont déjà plus de 750 000 adresses e-mail, bien plus de 300 000 sites Web et boutiques en ligne ainsi que plus d’un million de domaines qui font confiance à Hostpoint. Forts de cette expérience et de notre développement continu, nous vous offrons une plateforme sûre et performante qui répond aux exigences les plus élevées.
Communication efficace pour des modèles de travail modernes
Avec le répondeur automatique et d’autres fonctions, E-Mail & Cloud Office de Hostpoint constitue une boîte à outils complète qui facilite considérablement votre travail quotidien. La flexibilité dans la communication et la sécurité des données sont des éléments essentiels pour les entreprises et les collaborateurs et collaboratrices qui travaillent dans un environnement de travail hybride.
Profitez de cette opportunité pour soutenir aux mieux votre équipe grâce à des messages d’absence automatisés, une gestion transparente des réunions et une gestion sécurisée des documents. Si vous avez d’autres questions sur les fonctions ou offres de Cloud Office, notre service d’assistance se fera un plaisir de vous aider par e-mail à l’adresse support@hostpoint.ch ou par téléphone au 0844 04 04 04 7j/7 de 8h à 18h dans votre langue.
